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AILS Séjours linguistiques
AILS Conditions générales
AILS Conditions générales

Conditions générales de vente

1. Inscription

En vous inscrivant, vous acceptez les conditions générales d’AILS Séjours Linguistiques.
Pour vous inscrire, il vous suffit de remplir le formulaire d’inscription ci-contre et de nous le retourner, accompagné d’un acompte de CHF 700.- pour la Suisse et de EUR 500.- pour la France et la Belgique. Nous vous recommandons de vous inscrire le plus tôt possible, surtout pour les séjours durant l’été. L’inscription pour être effective doit nous parvenir par écrit via le formulaire ou par le biais de nos sites internet.

2. Confirmation / Facture

Après réception de votre inscription et de votre acompte, vous recevrez une confirmation dans les 10 jours. Dans le cas où le séjour serait complet, AILS s’engage à rembourser l’acompte intégralement. Environ 14 semaines avant votre départ, vous recevrez votre facture qui est payable dans les 8 jours (dès réception pour les inscriptions tardives). Vous recevrez votre confirmation de paiement et l’adresse de votre hébergement généralement dans la quinzaine précédant votre départ. Le paiement intégral doit nous parvenir avant votre départ. 

En cas de non-paiement de l’acompte ou de la facture, votre réservation peut être annulée par AILS, tout en appliquant les conditions d’annulation citées aux points 4.

3. Changement de réservation

Tout changement dans votre réservation doit nous parvenir par écrit et entraîne des frais de dossier de min. CHF 50.- /EUR 40.- et de maximum CHF 200.- /EUR 160.- 

Si le changement inclut la rectification d’un vol, des frais supplémentaires de min. CHF 60.- /EUR 50.-seront ajoutés à votre facture. Attention tout changement de vol(s) après l’émission des billets est soumis aux conditions de la compagnie aérienne. Un changement de destination, d’école ou un raccourcissement de la durée des cours ou du séjour est considéré comme annulation et non pas comme changement de réservation.

4. Annulation

a - En cas d’annulation de votre séjour linguistique, nous vous prions de nous en faire part par courrier recommandé le plus rapidement possible. L’acompte de CHF 700.-/EUR 500.- est facturé par personne. Si l’annulation inclut la réservation d’un titre de transport, celui-ci n’est pas remboursable. Le montant des garanties contractées avec AILS reste dû.

b - Si vous devez annuler ou changer la réservation d’une prestation d’AILS moins de 45 jours avant le départ, les frais suivants vous seront facturés en plus de ceux qui sont mentionnés au point 3. La date prise en compte pour le calcul ci-dessous est la date de réception de la lettre et non pas la date d’envoi. Dans le cas où l’annulation du séjour intervient après avoir déjà repoussé la date du début du programme, le calcul suivant sera appliqué uniquement sur la date prévue lors de l’inscription initiale. La date de début du programme repoussée n’entre pas dans ce calcul. 45-20 jours avant le départ : 30 % du montant de la facture 19-8 jours avant le départ : 60 % du montant de la facture 7-5 jours avant le départ : 80 % du montant de la facture -5 jours avant le départ : 100 % du montant de la facture Une fois le séjour commencé aucun remboursement n’est effectué par AILS. Si vous devez annuler ou changer la réservation d’une prestation d’autres organisateurs (compagnies aériennes, hôtel, location de voiture) procurée par l’intermédiaire d’AILS, vous vous en remettez directement à l’organisateur en question. Ce sont donc leurs propres conditions d’annulation qui sont prises en compte.

5. Garantie annulation

Pour tous nos séjours, deux garanties facultatives de voyage AILS frais d’annulation peuvent être souscrites. Ces garanties vous couvrent personnellement en cas de maladie ou d’accident avant votre départ contre les frais d’annulation (point 4b de nos conditions générales) imposés en cas d’annulation (certificat médical exigé). -Garantie annulation CHF 80.-/EUR 60.-: cette garantie vous couvre en cas de maladie ou accident avant votre départ, il est à noter que cette garantie ne couvre pas les frais mentionnés au point 3 ainsi que les frais relatifs aux transports et aux visas. -Garantie annulation CHF 110.-/EUR 85.- : cette garantie vous couvre en cas de maladie ou accident avant votre départ, il est à noter que cette garantie ne couvre pas les frais mentionnés au point 3 ni ceux liés au transport, si ce dernier n’a pas été réservé par notre intermédiaire, celle-ci ne couvre pas non plus les frais liés aux visas.

5.1 Garantie annulation examens

AILS vous propose une garantie examens gratuite. Cette dernière doit impérativement être demandée au moment de l’inscription et vous permet d’annuler votre séjour sans frais en cas d’échec à un examen scolaire reconnu et dont le résultat empêche le séjour d’être effectué. Elle est valable jusqu’à 10 jours avant le départ et un document officiel prouvant l’échec à l’examen en question doit être fourni dans les 48h après les résultats afin de justifier l’annulation. Cette garantie ne couvre pas les frais d’inscription de l’école, ni ceux relatifs à votre transport (avion, train etc.).

6. Modification de prix

AILS se réserve le droit de modifier les prix indiqués dans le catalogue, en cas de changements tels qu’augmentation du prix des transports, introduction ou augmentation de taxes, comme taxes d’aéroport ou TVA et modifications de prix par les écoles. Au cas où l’augmentation dépasserait 10% du forfait confirmé par AILS, vous avez le droit de résilier sans frais votre contrat avec AILS par écrit, dans les 10 jours qui suivent notre confirmation. Les factures sont libellées en Francs Suisses / Euros et le taux de change appliqué est celui annoncé par la banque UBS le jour de l’émission de la facture. En raison des fluctuations imprévisibles combinées avec un délai de paiement d’environ 10 jours, AILS prend une marge de sécurité allant de 3 à 6 centimes. En cas d’augmentation du taux de change entre le jour de l’émission de la facture et la réception effective du paiement sur les comptes d’AILS, dépassant la marge de sécurité fixée de 2 centimes ou davantage, AILS se réserve le droit de réclamer cette différence. Il est également possible, sur demande, d’être facturé en devises locales (transferts bancaires uniquement), les frais bancaires demeurant à la charge du client.

7. Hébergement

Les appartements, les chambres et les familles d’accueil sont choisis et attribués par les écoles. Si vous avez des souhaits particuliers, l’école essaie de les prendre en considération, mais ne peut pas les garantir. Vous recevrez l’adresse de votre hébergement dans la quinzaine précédant votre départ. Certaines des écoles présentées dans ce catalogue demandent aux étudiants une caution pour les logements en résidence ou sur campus. Cette caution est à verser directement sur place, et n’est pas incluse. Elle est restituée lors du départ de l’étudiant pourvu qu’aucun dégât n’ait été attribué au participant.

8. Divers

Sauf indication contraire, certaines excursions, les frais d’examens, le matériel pédagogique et les frais de visa ne sont pas inclus et doivent être payés directement sur place. Les jours fériés locaux ou nationaux n’entraînent aucun remboursement ni aucune compensation sauf dans le cadre de cours particuliers qui seront compensés.

9. Voyage

Les titres de transport ne sont pas inclus et restent à la charge du client.

10. Responsabilité de l'organisateur

AILS est responsable en qualité d’agent de séjours linguistiques de l’authenticité du présent catalogue. Dans le cadre régulier du commerçant soigneux, l’exactitude de son contenu, le choix consciencieux des organisateurs/ professionnels, de l’exécution professionnelle du séjour linguistique ainsi que la transmission opportune des documents de voyage au point de vente/client sont compris dans cette même responsabilité. AILS ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations initialement prévues en raison de défaillance de ses prestataires de service, de conflits ou de troubles graves échappant à son contrôle. AILS ne pourra être tenu pour responsable de pertes, dommages subis par des personnes ou par des biens et quelle qu’en soit la cause, AILS ne pourra être tenu responsable en cas d’accident sur le lieu du séjour. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne…) pourra être engagée. AILS se réserve le droit de modifier sans préavis le contenu de son catalogue ainsi que les prestataires choisis. AILS se réserve le droit de conserver et/ou d’utiliser à fins promotionnelles les témoignages et photographies qui ont été prises au sein de ses écoles partenaires ou dans le cadre d’un séjour linguistique. Les informations personnelles contenues dans le dossier de candidature restent totalement confidentielles, conformément à la législation en vigueur.

11. Disposition d'entrée / Conditions de voyage

Toutes les démarches nécessaires au voyage (formalités de vaccination, de devises, de douane, d’assurances, passeport, visa), sont à la charge du client. Souvent, les conditions ne sont pas les mêmes en fonction de la nationalité de l’étudiant. Veuillez vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat le plus proche de votre domicile. Si l’autorisation d’entrée dans un pays est refusée la réservation est annulée en appliquant les conditions décrites au point 4.

12. Changement de programme par AILS

AILS se réserve le droit de changer une réservation en cas d’évènements graves ou de circonstances imprévisibles majeures (guerres, grèves, émeutes, catastrophes naturelles).


13. Annulation ou interruption de programme par AILS

AILS se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer un participant si son comportement nuit au bon fonctionnement du programme, s’il contrevient aux règles de l’établissement ou s’il enfreint la loi du pays d’accueil. Tous les frais liés (voyages du retour, amendes, etc.) sont à la charge du participant ou de ses parents. Le participant et ses parents sont également tenus responsables des dégâts ou pertes occasionnés pendant leur séjour. AILS se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer immédiatement tout participant qui présente une condition médicale et/ou psychologique non renseignée par écrit à l’inscription et qui nécessite sur place un suivi spécifique.

14. Garantie du meilleur prix

Si, dans les 30 jours suivants le règlement de votre facture, vous trouvez exactement le même programme comprenant précisément les mêmes prestations pour les mêmes dates (même école, même ville, même cours, même hébergement et même durée) proposés par une autre agence de séjours linguistiques située en Suisse, en Belgique ou en France, et à un tarif publié dans un catalogue officiel de cette même agence (ceci excluant toutes les offres promotionnelles ou devis personnalisés) et en devises du pays concerné, inférieur à celui payé chez AILS, nous nous engageons à rembourser la différence des devises en prenant le taux de change du jour de la date de facturation. Cette garantie concerne uniquement les programmes linguistiques proposés dans cette brochure. Ceci exclut toutes autres prestations comme par exemple: les billets d’avion, les assurances, les hôtels etc...

15. Assurance maladie

Nos conseillers vous proposeront à votre demande, pour les résidents suisses la gamme d’assurances de voyage ELVIA, pour les résidents français la gamme d’assurances de voyage AVI et pour les résidents belges, la gamme d’assurances de voyage Europe Assistance. Les participants ne sont pas assurés par défaut par AILS ou par l’école pour la maladie ou l’accident. Vous devez vérifier vousmême auprès de votre assurance maladie si vous êtes suffisamment assuré(e) à l’étranger et être en mesure de prouver une couverture médicale suffisante pour toute la durée de votre séjour, à fortiori pour un séjour hors Europe. En cas d’urgence médicale pendant le séjour, tout établissement hospitalier agréé ou tout médecin sera autorisé à donner les premiers soins et à transmettre le dossier médical du participant pour des questions d’assurance ou de diagnostic en vue d’un suivi médical, aux frais du participant, à son retour. AILS ou ses représentants et l’école sur place ne peuvent en aucun cas êtres tenus responsables des décisions prises au nom du participant par un établissement médical ou un médecin agréé par l’organisme/centre de formation sur place.

16. Réclamation

Toute plainte antérieure à l’exécution du contrat doit être introduite au plus vite, par lettre recommandée avec accusé de réception, auprès d’AILS. Pendant le séjour, toute plainte qui survient durant l’exécution du contrat doit être introduite au plus vite sur place, de manière appropriée et pouvant servir de preuve, afin qu’une solution puisse y être apportée. A cet effet, le participant s’adressera dans l’ordre suivant à un représentant de l’organisme/centre de formation et ensuite seulement à AILS. Après le voyage : les plaintes qu’il est impossible d’introduire sur place ou qui n’ont pas pu être résolues sur place de façon satisfaisante doivent être introduites au plus tard un mois après la fin du voyage auprès d’AILS par lettre recommandée avec accusé de réception. Le participant devra prouver qu’il a fait le nécessaire sur place afin de résoudre le problème, en ce compris qu’il aura introduit la réclamation auprès de l’organisme/centre de formation. En cas de plainte, les tribunaux français, de Genève et de Bruxelles sont seuls compétents en fonction du lieu de résidence du plaignant.

17. Garantie financière

La SARL AILS Suisse est assurée par AXA Winterthur conformément aux lois en vigueur régissant le domaine des séjours linguistiques. La SARL AILS France (SIREN 534 530 852) est enregistrée au registre des opérateurs de voyages et de séjours n°IM069110038. La SPRL AILS Belgium (licence A 5714) est assurée conformément à l’article 36 de la loi du 16.02.1994 régissant le contrat d’organisation de voyages et le contrat d’intermédiaire de voyages, ainsi qu’à l’Arrêté Royal du 25.04.1997 afin de respecter les engagements envers le voyageur en cas d’insolvabilité financière (n° de police INS100158).

18. Forme juridique

AILS est une Société à responsabilité limitée inscrite au greffe du registre du commerce de Genève, AILS Belgium, une société privée à responsabilité limitée inscrite au greffe du tribunal de commerce de Bruxelles et AILS France, une société à responsabilité limitée inscrite au greffe du tribunal de commerce de Lyon.

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